Analyse og optimering af driftsområdet
Med en målsætning om at opnå endnu bedre beboerservice, få mere værdi for huslejekronerne samt rettidigt imødegå de effektiviseringskrav, boligsektoren oplever, har hovedbestyrelsen og direktionen besluttet at igangsætte en proces med henblik på at optimere driftsområdet.
Arbejdet vedrører bl.a. en analyse af den nuværende organisering med særligt fokus på:
- Organiseringen af arbejdet i driften
- Organiseringen af inspektørfunktionen
- Organiseringen af teknisk afdeling
Analysen skal resultere i en række anbefalinger med henblik på:
- At formulere servicemål for de enkelte afdelinger
- At sikre en synsproces der understøtter målsætningen om attraktive boliger
- At optimere indkøbsprocesser
- At opnå bedre udnyttelse af materiel på tværs af afdelingerne
- At opnå bedre udnyttelse af varmemestrenes kompetencer på tværs af afdelingerne
- At bevare driftspersonalets tryghedsskabende og boligsociale indsats
- Eventuel outsourcing/udlicitering og/eller insourcing/hjemtagning af en række opgaver
- Organisering og bemanding af teknisk afdeling
- Ansættelse af en driftsinspektør.
De forskellige områder ligger i forlængelse af de drøftelser om boligforeningens strategi, som hovedbestyrelsen har haft med afdelingsbestyrelserne på det fælles seminar i november, samt den tilbagemelding som hovedbestyrelsen har fået fra afdelingsbestyrelsernes fællesmøde i november.
Til at forestå processen ansættes i perioden marts 2017 til foråret 2018 en ekstern konsulent / midlertidig driftsinspektør og en studentermedhjælper, som får til opgave at bistå boligforeningen i såvel analyse som implementering af ovenstående tiltag.
Der lægges stor vægt på at inddrage afdelingsbestyrelserne og medarbejderne i processen, og det er vigtigt at understrege, at målet ikke er at reducere den nuværende medarbejderstab.
Tidsplanen for processen er følgende:
Marts 2017 Opstart af analyse af nuværende organisation og processer
August 2017 Rapport med anbefalinger
Marts-oktober 2017 Proces med inddragelse af afdelingsbestyrelser og medarbejdere
Oktober 2017 Implementering af godkendte anbefalinger påbegyndes
Forår 2018 Driftsinspektør til serviceområdet ansættes